Aun cuando no lo hagamos en papel, sino en soporte electrónico, admitido también siempre y cuando los datos almacenados conserven fielmente su contenido original, la Administración manifiesta que los empresarios y profesionales tienen el deber de conservar durante el plazo fijado en la normativa la documentación en prevención propia y de sus contrataciones.
¿Pero, cómo saber qué documentos conservar? ¿Durante cuánto tiempo?
La abundante normativa recogida en el Código Civil, el Estatuto de los Trabajadores o en la Ley General Tributaria, entre muchas otras disposiciones, establece diferentes periodos de conservación de documentos, lo cual obliga a las empresas a retener documentación durante periodos variables de tiempo. En ocasiones, un mismo documento puede ser útil para diferentes tipos de acciones, sujetas a diferentes periodos de prescripción.
DOCUMENTACIÓN LABORAL
- Contratos de trabajo, y anexos acuerdos adicionales.
- Libro de visitas.
- Actas de reuniones con el Comité de Empresa.
- Comunicaciones de apertura de centro de trabajo.
- Contratos de puesta disposición formalizados con ETT (si procede)
Obligación conservar la documentación: Mínimo 3 años·
- Regla general de prescripción de las infracciones laborales a los 3 años (artículo 4.1 del Texto Refundido de la Ley sobe Infracciones y Sancionadores en el Orden Social (LISOS), Aprobado Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto.
- El artículo 30 del Código de comercio establece un periodo mínimo de 6 años.
- La Ley Orgánica 7/2012, de 27 de diciembre, recomienda guardarla durante 10 años.
DOCUMENTACIÓN EN MATERIA DE SEGURIDAD SOCIAL
- Comunicaciones de alta y baja en Seguridad Social
- Documentos de cotización (TC1/TC2 Recibos de Liquidación de Cotizaciones – a partir de 2015 substituidos por RNT).
- Certificados de situación de cotización
Obligación conservar la documentación: Mínimo 4 años.
- Las infracciones en materia de Seguridad Social prescriben a los 4 años (artículo 4.2 de la LISOS). No obstante, es recomendable guardarla durante el periodo mínimo de 6 años que establece el artículo 30 del Código de comercio.
- La Ley Orgánica 7/2012, de 27 de diciembre, recomienda guardarla durante 10 años.
DOCUMENTACIÓN EN MATERIA DE PREVENCIÓN RIESGOS LABORALES
- Concierto con el Servicio de Prevención
- Plan de Prevención
- Planificación de la Actividad Preventiva o Plan de Emergencia
- Documentación sobre información y formación a los trabajadores.
- Evaluación de Riesgos
- Relación de accidentes de trabajo
- Expedientes de accidentes laborales o enfermedades profesionales.
Obligación conservar la documentación: Mínimo 5 años.
Las infracciones en materia de prevención de riesgos laborales prescriben a los 5 años si son muy graves (artículo 4.3 de la LISOS). No obstante, es recomendable guardarla durante el periodo mínimo de 6 años que establece el artículo 30 del Código de comercio.
Fuente: Prevencionar
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